Comment transformer un contrôle réglementaire en démarche de maîtrise

Une inspection de la DDPP et/ou de la DGCCRF, un audit réalisé par un organisme mandaté ou un audit de certification peuvent révéler des écarts parfois importants dans l’organisation, la maîtrise sanitaire ou l’application des exigences réglementaires. Pour une entreprise de production ou de transformation, un établissement public, une collectivité, un artisan, un commerce de gros ou de détail, ces constats ne doivent pas être considérés uniquement comme une contrainte administrative.

Ils constituent souvent le révélateur de fragilités organisationnelles, documentaires ou opérationnelles qu’il est encore possible de corriger avant qu’elles ne produisent des conséquences plus lourdes.

C’est précisément dans cette situation que l’accompagnement de LACAQ apporte une valeur ajoutée : analyser objectivement les écarts, identifier leurs causes, remettre le système en adéquation avec les exigences applicables et surtout permettre à l'organisation de retrouver une maîtrise durable de ses risques.

Après une inspection il ne faut pas se contenter de « corriger les écarts »

Une inspection sanitaire peut faire apparaître des non-conformités concernant notamment :

• la conception et la mise en œuvre du Plan de Maîtrise Sanitaire (PMS) ;
• l'étude et l'application de la démarche HACCP ;
• les bonnes pratiques d'hygiène ;
• la maîtrise des températures et de la chaîne du froid ;

  

• le nettoyage et la désinfection ;
• la lutte contre les nuisibles ;
• la gestion des déchets et des sous-produits ;
• la traçabilité ;
• la gestion matières
• la métrologie
• la réception, le stockage et l'expédition des denrées ;
• la formation et les compétences du personnel ;
• les autocontrôles et leur exploitation ;
• la gestion des non-conformités et des actions correctives ;
• la maintenance et l'état des locaux et équipements ;
• la documentation et les enregistrements nécessaires à la démonstration de la maîtrise sanitaire.

Un écart constaté lors d'une inspection n'est cependant que la manifestation visible d'un problème. La véritable question est de déterminer pourquoi cet écart est apparu et pourquoi le système de management n'a pas permis de le détecter ou de le prévenir.

Une simple modification documentaire peut donc être insuffisante.

LACAQ privilégie une approche fondée sur l'analyse des causes, des risques et de l'efficacité réelle des mesures mises en œuvre.

Un accompagnement de remise en conformité adapté à la situation réelle

L'intervention peut commencer par un diagnostic contradictoire et indépendant des observations formulées lors de l'inspection ou de l'audit, voire en amont de manière préventive.

L'objectif est de distinguer :

1. ce qui relève d'une exigence réglementaire explicite ;
2. ce qui relève d'une obligation de résultat ou de maîtrise du risque ;
3. ce qui relève des modalités d'application ou de l'interprétation du référentiel ;
4. ce qui relève d'une insuffisance documentaire ;
5. ce qui relève d'une insuffisance effective dans les pratiques ;
6. ce qui nécessite une action immédiate ;
7. ce qui doit faire l'objet d'une action corrective ou préventive à moyen terme.

Cette distinction est essentielle : mettre en conformité ne signifie pas nécessairement produire davantage de documents.

Il s'agit avant tout de rendre le dispositif cohérent entre :

exigence → analyse du risque → procédure → pratique réelle → enregistrement → preuve de maîtrise.

LACAQ peut ainsi accompagner l'organisation dans la définition et la hiérarchisation de son plan d'actions, la révision du PMS et des études HACCP, la formalisation des procédures nécessaires, la mise en œuvre des actions correctives et la vérification de leur efficacité.

Une expertise qui ne se limite pas aux inspections DDPP ou DGCCRF

Les mêmes difficultés peuvent apparaître à l'occasion d'un audit réalisé par un organisme mandaté, d'un audit de certification, d'un audit client ou d'une évaluation externe.

LACAQ intervient alors à la fois sur le fond réglementaire et scientifique, le système documentaire et sa mise en application opérationnelle.

Cette approche est particulièrement pertinente lorsque l'entreprise dispose déjà d'un PMS ou d'une démarche HACCP mais constate que ceux-ci sont devenus trop complexes, insuffisamment appliqués ou déconnectés de la réalité du terrain.

Mais le meilleur contrôle reste celui que l'on réalise soi-même

La mise en conformité après une inspection constitue une démarche curative.

Elle est souvent plus coûteuse, plus urgente et plus déstabilisante qu'une démarche préventive.

Une entreprise peut en effet disposer de procédures conformes sur le papier tout en accumulant progressivement des dérives.

Ces dérives sont rarement visibles immédiatement par la direction.

C'est pourquoi LACAQ propose également une démarche préventive fondée sur des audits internes périodiques.

L'audit interne : un outil de prévention, pas une inspection supplémentaire

L'objectif d'un audit interne n'est pas de rechercher des fautes.

Il consiste à identifier les écarts avant qu'ils ne soient identifiés par un tiers.

Il est basé sur les 35 ans d'expérience de l'auditeur mais aussi de sa connaissance de l'activité et peut faire intervenir l'activité analytique de LACAQ pour quantifier, qualifier et définir les actions correctives nécessaires.

L'audit peut être réalisé à une fréquence adaptée au niveau de risque et à la taille  de l'organisation : audit annuel, semestriel, trimestriel ou suivi ciblé de

certains points sensibles.

L'objectif est de transformer l'audit interne en véritable système d'alerte précoce et moyen de maîtrise.

Prévenir plutôt que subir

Une inspection réglementaire ne devrait jamais être le premier moment où une direction découvre les faiblesses de son dispositif sanitaire.

Cette démarche permet également de réduire les risques de conséquences administratives, économiques et commerciales liés à la découverte de non-conformités : mise en demeure, mesures administratives, restrictions d'activité, suspension, retrait ou rappel de produits, voire fermeture dans les situations les plus graves.

Au-delà de la conséquence réglementaire immédiate, il faut également considérer l'impact potentiel sur l'image, la confiance des clients, des partenaires et des salariés.

Une expertise à la croisée de la réglementation, de la science et du management des risques

L'intérêt d'un accompagnement par LACAQ réside dans la combinaison de plusieurs compétences :

• expertise scientifique et analytique ;
• connaissance des problématiques sanitaires et environnementales ;
• expérience de terrain dans les entreprises et les établissements ;
• ingénierie du risque ;
• management QHSE ;
• audit des systèmes de management ;
• accompagnement réglementaire ;
• formation et transfert de compétences ;
• expérience des référentiels ISO et des démarches HACCP/PMS.

Cette expérience permet de ne pas traiter séparément le réglementaire, le technique, l'organisationnel, le commercial et l'humain.

Ils constituent au contraire les différentes composantes d'un même système de maîtrise des risques.

Une démarche adaptée à chaque organisation

L'accompagnement peut être ponctuel, dans le cadre d'une remise en conformité urgente à la suite d'une inspection, ou s'inscrire dans la durée.

Après une inspection ou un audit

Diagnostic → analyse des écarts → hiérarchisation des risques → plan d'actions → mise en conformité → vérification d'efficacité.

En prévention

Diagnostic initial → mise à niveau → audit interne périodique → suivi des écarts → actions correctives → réévaluation des risques.

L'intervention peut être dimensionnée en fonction de la taille de l'établissement, de son activité, de son niveau de risque et de ses ressources internes.

Elle peut concerner aussi bien une petite entreprise ou un artisan qu'un site industriel, un établissement de restauration, un distributeur, un entrepôt, une collectivité ou un établissement public.

L'objectif est que l'entreprise maîtrise elle-même ses risques

LACAQ ne se substitue pas durablement aux équipes de l'entreprise.

L'objectif est au contraire de leur permettre de comprendre leurs obligations, de maîtriser leurs risques et de disposer d'un système réellement opérationnel.

Un PMS n'est pas performant parce qu'il est volumineux.

Une HACCP n'est pas efficace parce qu'elle est parfaitement présentée.

Ils sont efficaces lorsque les risques sont correctement identifiés, que les mesures de maîtrise sont pertinentes, qu'ils sont effectivement appliquées et que l'entreprise est capable de démontrer leur efficacité.

C'est cette maîtrise réelle du risque sanitaire et réglementaire que LACAQ propose de construire, de restaurer ou de maintenir.

LACAQ pour intervenir après l'inspection/audit, mais surtout travailler avant la prochaine intervention réglementaire.

Diagnostic réglementaire – Mise en conformité – PMS – HACCP – Audits internes – Formation – Prévention des risques – Accompagnement dans la durée.

Plateforme de formation

Maitrise risques sanitaires & demarche haccp-iaa et restauration